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Como São os Documentos na Prestação de Contas?

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Esse é um problemão porque a maioria das pessoas não tem o hábito de guardar seus documentos de gastos. Simplesmente vão gastando!
Fica comigo que eu vou te explicar como organizar essa papelada toda!

Antes de te falar como organizar a sua prestação de contas lembre-se de se inscrever no canal e habilitar as notificações no sininho. Assim você recebe todas as nossas atualizações.

O que é a prestação de contas?
Ela é o conjunto de documentos que você precisa juntar e organizar para comprovar que gastou toda a verba do projeto com os itens que estavam aprovados.
Se o seu projeto foi aprovado e viabilizado através de uma lei de incentivo deverá prestar contas ao órgão público vinculado a essa lei.
Assim que você receber a primeira verba para o projeto - que veio de um patrocinador - já terá documentos para ir organizando.
O documento do depósito, o recibo que o patrocinador assinou junto com o contrato de patrocínio. Esses são os primeiros documentos.
A conta bancária terá movimentação através de cheques, transferências eletrônicas ou pagamentos on-line. Lembre-se que a conta bancaria é específica do projeto. Nenhuma verba que não seja de patrocínio pode entrar nessa conta e os gastos tem que ser referente aos itens que estão aprovados na planilha que você apresentou ao órgão público.
Para cada pagamento que você for efetuar terá que ter um contrato e uma nota fiscal. Portanto não coloque ninguém para trabalhar no projeto sem um contrato assinado. E não faça nenhum pagamento sem ter a nota fiscal na mão.
Da mesma forma se for comprar algum produto ou equipamento para o projeto. Faça orçamentos para ter certeza que está comprando pelo melhor preço e qualidade.
Não pague nada sem ter a nota fiscal em mãos.
E você poderá me perguntar agora: Como ter em mãos as notas fiscais se eu não recebi ainda os produtos?
Se o seu produtor tiver saído para comprar materiais para o projeto é possível ele ir às lojas, orçar tudo, levantar todos os valores, deixar todos os materiais separados, solicitar na loja ou do fornecedor que ele emita a Nota Fiscal e faça a entrega dos produtos no seu endereço. E você paga com a Nota Fiscal na mão e contra a entrega dos produtos.
É possível sim se organizar.
Basta ter um cronograma de trabalho e ter feito o planejamento de tudo o que você vai executar no projeto.
E eis aqui um problema!Os profissionais nos segmentos culturais não tem o hábito de planejar. Mas é possível.
Lembre-se que quando você vai executar o seu trabalho - como artista - para uma instituição como um SESC, por exemplo, você executa o trabalho primeiro e recebe depois - muuuuuito depois.
Porque você - dono do seu próprio projeto - não coloca as regras para o recebimento de produtos e pagamentos?
Se você é o dono, apodere-se disso e coloque as regras.
Você vai se sentir muito melhor porque vai ter mais controle de tudo o que está sendo feito.
E quanto maior for o projeto mais planejamento e controle ele precisa ter.


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