Elaborando Projetos Sociais e Culturais

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Erros na Gestão Cultural

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Erros cometidos por proponentes na gestão de projetos
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Artistas, produtores, agentes culturais normalmente acabam apresentando projetos para leis de incentivo e editais. A maioria realiza esse trabalho de forma intuitiva e seguindo - quando seguem - as regras que estão determinadas nas leis e nos próprios editais.
Posso garantir que a maioria sequer lê de verdade os documentos antes de começar a colocar no papel a sua ideia. E já começa errando!
A gestão de projetos culturais começa com a formatação dele mesmo antes de saber se ele vai ser apresentado para uma lei de incentivo ou edital. Em primeiro lugar é necessário saber exatamente o que se quer realizar e se isso está ou não adequado a uma lei ou edital é uma parte da estratégia de viabilização do projeto.
Você pode até decidir não inscrever sua ideia em nenhum órgão público e realizar as atividades da mesma forma viabilizando ela financeiramente com outras estratégias.
A maioria dos agentes culturais lê um edital e escreve o projeto formatando ele para o que está sendo pedido no edital.
Se o edital pede seis apresentações do espetáculo o “dono do projeto” amplia ou diminui o que tinha pensado inicialmente para atender o edital. Isso não está de todo errado se vc que é o “dono do projeto” sabe exatamente o que quer executar e realiza as adequações exclusivamente para atender o que o edital ou a lei está pedindo ou determinando.
Projetos inscritos não necessariamente serão aprovados. No caso dos editais há uma concorrência, no caso de uma lei de incentivo há regras a serem seguidas e muitas adequações podem ser solicitadas.
No caso da lei de incentivo, todo esse trabalho de adequações durante o processo de aprovação pode ser superado se vc sabe exatamente o que pode ou não apresentar para a lei escolhida.
Uma vez aprovado o projeto há um trabalho insano da captação de recursos. Se vc está apto a realizar com sucesso essa etapa e recebe as verbas para a execução do projeto considere-se um felizardo. A cada 100 projetos inscritos na Lei Federal de Incentivo à Cultura somente 20 conseguem de fato um patrocinador.
Mas quando se chega na execução do projeto é que de fato começam os maiores erros que um proponente pode cometer.
Erro 1 - Proponentes de primeira viagem costumam não seguir à risca a planilha de custos apresentada e aprovada.
Não é porque o projeto está aprovado que está tudo ok e vc pode fazer qualquer coisa. Você PRECISA seguir o que foi aprovado e apresentar os documentos referentes aos gastos além de comprovar que o objeto do seu projeto foi de fato executado
Erro 2 - Apresentar documentos errados para comprovar gastos ou não apresentar esses documentos. E não existem uma variedade grande de documentos. Existe um contrato firmado com quem vai prestar serviços no projeto e Notas Fiscais que comprovam os valores a serem pagos. Cheques, TED's ou DOC's são os documentos que comprovam que vc pagou a nota fiscal. Isso vale tanto para os serviços como para a compra de produtos.
Erro 3 - Tentar ter somente os amigos no projeto. O amigo pode ser contratado para o seu projeto desde que ele seja o profissional adequado para o serviço. Tentar privilegiar ou ajudar os amigos porque vc está com a grana prá realizar o projeto pode colocar em risco a qualidade do que você vai entregar.
Erro 4 - Se pagar, pagar o proponente antes de qualquer outra despesa. Você deve ter feito uma previsão de pagamento para você mesmo dentro do projeto. Não tente se pagar a mais do que está previsto na planilha com a intenção de devolver depois. Primeiro que vc só pode pagar o que está aprovado e não tem como devolver nada na conta do projeto. A conta do projeto não aceita outros depósitos. Somente verbas de patrocinadores podem ser depositadas na conta bancária do projeto.
Erro 5 - Não se organizar, não ter disciplina e não se comprometer de fato com o projeto. Gerenciar um projeto exige do proponente, do dono dele uma dose de organização, disciplina e comprometimento. Se vc não é organizado, não tem disciplina e não está comprometido de fato com o que vai ser executado delegue a atividade de gestão para um profissional. Faça uma previsão no seu orçamento para ter esse profissional que vai gerenciar dentro do projeto. Vc só tem a ganhar com isso!
A gestão de projetos é muito similar a gestão de empresas. Só vai dar certo se vc souber o que está fazendo, tiver um planejamento estratégico para todas as etapas e realizar tudo conforme aprovado pelo órgão público onde vc apresentou o projeto.

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